Proč digitalizovat dokumenty?

Především kvůli bezpečí. Digitalizací totiž snížíte rizika porušení, ztráty či zcizení originálů dokumentů. Dosáhnete tak i podstatně rychlejšího přístupu k dokumentům v digitální formě. Skvělé je pak i rychlé prohledávání digitálního archivu, možnost elektronické distribuce a prezentace vyhledaných dokumentů, snížení prostorových nároků a možnost případného přesunu archivovaných originálů na méně exponovaná místa. Dalším významným důvodem je pak vytvoření lepších podmínek pro řídící a rozhodovací činnost vedoucích pracovníků, každodenní práci zaměstnanců a zlepšení kvality přístupu k informacím dalším oprávněným osobám či zákazníkům.
 
Jak můžete chytře digitalizovat dokumenty?  
 
K digitalizaci dokumentů poslouží tzv. OCR nástroje. Ty převedou obrázek na editovatelný text. Nejznámějším nástrojem v tomto oboru je ABBYY FineReader. Ten letos (2017) vyšel ve verzi 14. Poslední verze má vylepšenou OCR technologii, novou funkci pro porovnávání dokumentů a je rychlejší, než konkurenční programy nebo jeho starší verze. 
 
Vysoce přesné převody dokumentů PDF a skenů do formátů pro další zpracování
 
Průběžné vylepšování technologie OCR společnosti ABBYY zaručuje, že tato technologie stále dosahuje výjimečných výsledků při převodech skenů a dokumentů PDF do digitálních formátů s možností úprav a vyhledávání, např. Word, Excel?, PowerPoint? či PDF. Verze 14 zachovává všechny známé původní funkce aplikace FineReader, např. rozšířené funkce OCR a automatické převody.Naskenovaný text není problém Což oceníte třeba v případě smlouv, technických zpráv, zápisů z jednání, tabulek a grafů nebo i ceníků. Nascenované dokumenty pak můžete samoztřejmě upravovat. 

Podívejte se na video, které Vám ukáže jak můžete efektivně pracovat s naskenovanými dokumenty:
 

 

Redaktor časopisu žive.cz testoval ABBYY FineReader 14 na tiskových zprávách, naskenovaných časopisech atd..my jsme pro Vás vybrali několik zajímavých poznatků - i s obrázky.

ABBYY FineReader 14 a čistý naskenovaný text do formátu PDF. Žádný problém s převodem do editovatelného DOCX:

Abbyy - práce s PDF

zdroj obrázku: zive.cz

Pro rychlý převod můžete využít funkci "Přímý převod". Která je vhodná i pro hromadné akce. Zcela přesného převodu se nejlépe docílí tak, že převáděný dokument otevřete v tzv. OCR editoru. Vy si pak můžete dokument prohlédnout a zkontrolovat přesnost převodu. Novinář vyzkoušel také převod strukturované tiskové zprávy. I tady byl s převodem nadmíru spokojen. Jak vidíte, tak formátování zůstalo zachováno..

ABBYY Finereader 14
          zdroj obrázku: zive.cz

Nemusíte mít precizní scan či nějak upravenou fotografii!
Naprosto Vám postačí obyčejná fotka z mobilu. Ta může být klidně trochu šikmo. Je třeba však pamatovat na to, že fotografie by měla obsahovat písmena rozpoznatelá od podkladu. Program si hranice papíru najde a dokument srovná. Samozřejmě platí, čím kvalitnější zdroj, tím menší riziko chyby při převodu.

ABBYY FR 14

zdroj obrázku: zive.cz

Program navíc obsahuje i zcela novou funkci pro porovnávání dokumentů. Ta se hodí například při porovnávání různých verzí smluv apod. A i v tomto případě mohou být zdroje mohou být různorodé - fotky, scany, originály, obrázky z časopisů.. Program vždy porovnává samotný text, rozdíly vyhledá a sporné prvky označí. O tom si ale povíme víc v dalším článku.

Pokud se chcete o ABBYY FineReaderu dozvědět víc hned, stačí kliknout na obrázek:

ABBYY FR14